Homeoffice: Das sollten Sie über Sicherheit und Arbeitsplatz-Richtlinien wissen

Der Gesetzgeber gibt für die Einrichtung eines Büros in Privathaushalten einige Arbeitsplatz-Richtlinien vor, die dem Schutz des Arbeitnehmers dienen. Wer für den Arbeitgeber häufig seine Aufgaben von zu Hause aus erledigt, muss daher bei der Einrichtung seines Büros ein paar Dinge berücksichtigen. So muss der heimische Arbeitsbereich ausreichend Platz bieten, gut ausgeleuchtet sein und die Arbeitsmaterialien den Mindestanforderungen an ein ergonomisches Büro entsprechen. Das kann die Bildschirmgröße betreffen, die Höhenverstellbarkeit des Tisches, die Lichtverhältnisse oder auch die Anpassungsfähigkeit des Schreibtischstuhls an die Körpermaße.  Die entsprechenden Vorgaben finden Sie in der Arbeitsstättenverordnung und dem Arbeitsschutzgesetz.

• Gewährt der Arbeitgeber ein Recht auf Homeoffice, muss er in der Regel notwendige Arbeitsmaterialien wie einen externen Bildschirm zur Verfügung stellen, um gesundes Arbeiten zu ermöglichen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Mitarbeiter regelmäßig und dauerhaft von zu Hause aus für das Unternehmen arbeitet.

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, zu kontrollieren, ob sein festangestellter Mitarbeiter die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben bei der Arbeit im Homeoffice berücksichtigt. Das geht jedoch nur unter einer Voraussetzung: Wer von zu Hause aus arbeiten möchte, muss dem Arbeitgeber – oder einem Unternehmensmitglied, das in dessen Namen handeln - Zutritt zu seinem Homeoffice gestatten. Dieser muss sich jedoch im Vorfeld mit ausreichend Vorlaufzeit ankündigen. Wie lange die Vorlaufzeit sein soll, vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer miteinander.

Einer der größten Vorteile eines Arbeitstages im Homeoffice ist die Möglichkeit, zwischen den To-Dos für den Job auch einige private Dinge zu erledigen. Doch wie sieht es im privaten Umfeld mit der Haftung aus, wenn ein Unfall passiert? Ist die Versicherung des Arbeitgebers verantwortlich oder die des verletzten Mitarbeiters?

Sofern der Unfall während der Arbeit für das Unternehmen passiert, greift die gesetzliche Unfallversicherung. Widmet sich der Arbeitnehmer jedoch gerade einer privaten Tätigkeit, muss seine eigene Krankenversicherung für die Folgekosten geradestehen. Beim Arbeiten am Schreibtisch ist er – sofern die Arbeit dem Unternehmen dient – über die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert. Dasselbe gilt für Strecken, die der Mitarbeiter zurücklegt, um Aufgaben für das Unternehmen zu erfüllen. Das kann der Weg zum Drucker im Nebenzimmer sein oder der zum Briefkasten um die Ecke. Doch aufgepasst: Der Gang zur Toilette unterliegt im Homeoffice nicht dem Versicherungsschutz des Arbeitgebers und auch das Kaffeekochen in der eigenen Küche geschieht auf eigene Gefahr.

Wer zu Hause arbeitet, übernimmt die Verantwortung für möglicherweise sensible Daten, die auf dem Unternehmenslaptop gespeichert sind. Auch der Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk mit Intranet und Clouds müssen sicher erfolgen. Mindestvoraussetzung für eine sichere Datennutzung ist daher das Abrufen der Informationen über eine verschlüsselte Verbindung, beispielsweise über Virtual Private Networks (VPN). Daneben sollte die Nutzung von komplexen Passwörtern zum Einloggen in das Unternehmensnetzwerk selbstverständlich sein. Je schwieriger die Buchstaben-, Zeichen- und Zahlenkombination zu knacken ist, desto schwerer wird der Zugriff auf die Daten für einen Dritten. Empfehlenswert ist zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der die Mitarbeiter sich nur mit Hilfe von zwei unterschiedlichen Passwörtern einloggen können, um den Firmenserver zu nutzen. 

Klären Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorfeld die vorgeschriebenen Rahmenbedingungen und stopfen gemeinsam Sicherheitslücken bei der Software-Anwendung, bietet das Homeoffice eine sichere und angenehme Alternative zum Arbeitsalltag im Büro.