Büroumzug: Kosten im Überblick & Checkliste für den Ablauf

1. Mietkosten und Maklergebühren für das neue Büro

Anders als bei Wohnimmobilien ist die Höhe der Kaution bei Gewerbeimmobilien frei verhandelbar. Üblich sind jedoch sechs bis sieben Monatsmieten. Wenn Sie einen Makler mit der Bürosuche beauftragt haben, erhält dieser zudem eine Provision von Ihnen.

2. Renovierungskosten

Wenn Sie die alten Räume verlassen, müssen diese in der Regel in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden. Das verursacht ebenso Kosten wie das Anpassen des neuen Büros durch Malerarbeiten, die Erneuerung des Bodenbelags oder die Installation einer IT-Infrastruktur. Viele Vermieter sind jedoch oft verhandlungsbereit und übernehmen diese Kosten anteilig oder vollständig.

3. Umzugskosten

Es erfordert viel Aufwand, das Inventar eines ganzen Unternehmens von A nach B zu transportieren. Ein professionelles Umzugsunternehmen übernimmt nicht nur den Transport, sondern auch den Auf- und Abbau der Möbel sowie die transportgerechte Verpackung der Gegenstände. Die Höhe der Kosten hängt von der Menge des Umzugsgutes ab.

Neben den Kosten für das Umzugsunternehmen sollten Sie auch die Kosten für den Ab- und Aufbau der IT-Infrastruktur, einschließlich Server, Netzwerk und Arbeitsplätze, im Blick behalten. Denken Sie außerdem daran, einen Versicherungsschutz für den Umzug abzuschließen, der Schäden am wertvollen Inventar abdeckt. Denn: Umzugsunternehmen sind nach §451e des Handelsgesetzbuchs nur zu einer Grundhaftung verpflichtet.

4. Neues Mobiliar

Falls neue Bereiche wie eine Lounge-Ecke oder eine Dachterrasse eingerichtet und Arbeitsplätze moderner gestaltet werden sollen, muss neues Mobiliar angeschafft werden. Auch diesen Kostenfaktor sollten Sie in Ihre Planung einbeziehen.

5. Unterbrechung der Arbeitszeit

Beim Umzug der IT-Infrastruktur und dem Abbau der Arbeitsplätze kann es zu einem vorübergehenden Arbeitsausfall des gesamten Unternehmens kommen. Wenn dies nicht durch Homeoffice abgefangen werden kann, entstehen wirtschaftliche Verluste.

Damit die Abläufe reibungslos ineinandergreifen und keine teuren Zeitverzögerungen entstehen, sollten Sie eine Checkliste mit den einzelnen To-Dos erstellen. Diese könnte folgendermaßen aussehen:

Planung des Büroumzugs: 

Erstellen Sie einen detaillierten Zeit- und Ablaufplan für den Umzug und informieren Sie Mitarbeiter und Stakeholder frühzeitig über den geplanten Büroumzug.

Struktur für die neuen Büroräume erarbeiten: 

Überlegen Sie, wie die Raumaufteilung Ihres neuen Büros aussehen soll. Sind bauliche Maßnahmen nötig, planen Sie diese frühzeitig und beauftragen Sie die entsprechenden Handwerksfirmen rechtzeitig.

Passendes Umzugsunternehmen finden:

 Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Umzugsunternehmen und beauftragen Sie Ihren Favoriten frühzeitig, um sicherzustellen, dass der geplante Termin eingehalten werden kann.

Neue Adresse kommunizieren: 

Informieren Sie Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten rechtzeitig über den Umzug und teilen Sie ihnen die neue Adresse mit. Aktualisieren Sie auch umgehend die Adresse im Impressum Ihrer Unternehmenswebsite und bei Google Maps.

Umzug koordinieren: 

Weisen Sie - oder ein mit den Abläufen des Umzugs vertrauter Mitarbeiter - die Spediteure an. Prüfen Sie anhand einer Inventarliste, ob alle Büroartikel im neuen Büro angekommen sind und ob es Transportschäden gibt. Stellen Sie sicher, dass die IT-Spedition ihren Job bereits erledigt hat, bevor das restliche Büroinventar ankommt.

Abnahme des alten Büros und Arbeitsbeginn im neuen Büro:

Sobald der Umzug abgeschlossen und die neuen Arbeitsplätze eingerichtet sind, haben Sie es fast geschafft. Nun müssen Sie nur noch Ihr altes Büro an den Vermieter übergeben und im Rahmen einer gemeinsamen Begehung ein Übergabeprotokoll anfertigen. Nach der Unterschrift unter das Protokoll und der Schlüsselübergabe für das alte Büro ist der Büroumzug abgeschlossen