Wer ein Büro anmieten, muss zusätzlich zu der Kaltmiete die sogenannten „Nebenkosten“ bei den monatlichen Abgaben einplanen. Diese setzen sich aus verschiedenen Unkosten zusammen, die während des Betriebes und der Nutzung der Büroräume anfallen. Bei gewerblich genutzten Flächen können zu den Strom- und Heizkosten auch Abgaben für Wartung, Reparaturen und Instandhaltung des Gebäudes, Reinigung, Security-Service, Verwaltung und Hausmeister-Service hinzukommen.
Nebenkosten fallen fortlaufend an und müssen regelmäßig beglichen werden. Damit der Vermieter für die Kosten nicht in Vorleistung gehen muss, vereinbart er mit dem Mieter in der Regel eine monatliche Zahlung, die mit der Miete fällig wird. Diese monatliche Pauschale wird auch als „Nebenkostenvorauszahlung“ bezeichnet. Eine entsprechende Vereinbarung muss jedoch der Mietvertrag festhalten.
Wie hoch die monatliche Nebenkostenpauschale ausfällt, ermittelt der Vermieter anhand des geschätzten Energieverbrauchs und der fixen monatlichen Kosten für Serviceleistungen. Nach Ablauf des Jahres verrechnet er im Rahmen der Jahresabrechnung die bereits geleisteten Zahlungen mit den Kosten, die in den vergangenen zwölf Monaten tatsächlich für den Mieter angefallen sind.