Von Umzug bis Untervermietung: So verkleinern Sie Ihre Büroflächen sinnvoll

Ein spontaner Umzug in ein anderes Büro ist vor allem für die Unternehmen schwierig, die ein Büro in repräsentativer Lage angemietet haben. Vermieter solcher Immobilien sichern sich oftmals für Jahre ab – eine vorzeitige Kündigung des Mietvertrags ist damit ohne weiteres nicht möglich. Was also tun, wenn die Einnahmen wegbrechen, der Mitarbeiterstamm schrumpft und das Büro schlicht zu groß und teuer wird? – Eine Untervermietung gehört zu den praktikabelsten Möglichkeiten, innerhalb kurzer Zeit Einnahmen zu generieren und Kosten zu drücken. Dabei sollten Sie jedoch einige gesetzliche Vorgaben beachten, um Schwierigkeiten mit Ihrem Vermieter zu vermeiden. 

• Eine Möglichkeit, außerhalb der Kündigungsfrist unkompliziert und kostengünstig in ein neues Büro umzuziehen, ist die Verständigung mit dem Vermieter auf einen Mietaufhebungsvertrag. 

Wenn der Mietvertrag Sie langfristig an die Büroräume bindet, haben Sie dennoch eine Möglichkeit, sich zu verkleinern und eine neue Geldquelle zum Sprudeln zu bringen: über die Untervermietung der Leerflächen. In jedem Fall ist es sinnvoll, Ihren Vermieter mit ins Boot zu holen, der in der Regel auch kein Interesse daran hat, dass sichtbarer Leerstand im Gebäude vorhanden ist oder Mietzahlungen nicht mehr geleistet werden können. Außerdem benötigen Sie sein Einverständnis für eine Untervermietung, sonst kann er juristisch gegen Sie vorgehen. In der Regel signalisieren Vermieter jedoch Verhandlungsbereitschaft. Dann steht der Beauftragung eines Immobilienmaklers nichts mehr im Weg.

Missfällt Ihrem Vermieter Ihre Wahl und kann er dafür triftige Gründe vorlegen, müssen Sie sich nach einem anderen Kandidaten umschauen. Liegen keine schwerwiegenden Gründe für die Ablehnung des Untermieters vor, steht Ihnen nach §540 des Bürgerlichen Gesetzbuches jedoch ein Sonderkündigungsrecht zu.

Nicht immer ist ein Büro in einzelne Räume unterteilt, die sich bequem untervermieten lassen. Doch auch ungenutzte Teile eines Großraumbüros lassen sich mit etwas Aufwand aufteilen, um kleinere Coworking Spaces einzurichten. Dazu müssen lediglich einige Raumteiler – wie Leichtbauwände oder Pflanzenwände - eingezogen werden. Der Vorteil im Vergleich zur Untervermietung: Coworking Spaces werden in der Regel flexibel genutzt; die Mietbindung ist daher auch tage- oder wochenweise möglich. Hat Ihr Unternehmen die Krise überwunden und Sie benötigen schnell mehr Raum, können Sie die Coworking Spaces problemlos wieder zurück bauen.

Ein einfacher Raum genügt jedoch nicht, um diesen als Coworking Space anzubieten. Zur Mindestausstattung gehören Tisch, Stuhl, abschließbaren Schrank, Computer- und WLAN-Anschluss ebenso wie der Zugang zu einem Drucker, der Küche und dem Sanitärraum.

Manchmal besteht auch die Möglichkeit, aus einem Gewerbemietvertrag vorzeitig auszusteigen, wenn ein Nachmieter einspringt. Das gilt dann, wenn der Vermieter Ihnen das Recht dazu über eine Zusatzvereinbarung im Mietvertrag (Nachmieterklausel) zugesichert hat. 

Haben Sie einen Nachmieter gefunden und dieser wurde von Ihrem Vermieter angenommen, können Sie den Umzug in ein kleineres und günstigeres Büro einleiten. Doch aufgepasst: An beliebten Bürostandorten kann die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten einige Monate in Anspruch nehmen. Schauen Sie sich daher am besten rechtzeitig nach passenden Büroräumen um, damit der Nachmieter nicht schon auf der Matte steht, wenn Sie noch Umzugskartons packen.

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