Dieser Begriff kommt natürlich aus den USA und bezeichnet Dienstleister, die sich ausschließlich auf die Vertretung von gewerblichen Mietern (Nutzervertreter) spezialisiert haben. Sie unterscheiden sich von klassischen Maklerhäusern dadurch, dass sie den Eigentümern nicht verpflichtet sind und somit keinem Interessenskonflikt bei der Bezahlung von Provisionen unterliegen. Tenant Reps werden in der Regel ausschließlich vom Mieter bezahlt. Ab einer Flächengröße von ca. 1.000 – 1.500 m² lohnt sich ein solcher Prozess, um eine revisionssichere Entscheidung bei der Anmietung treffen zu können. Die Leistungen reichen von Analysen des Bestandsobjektes, um eventuelle Einsparmöglichkeiten zu ermitteln, bis hin zu vollständigen Projektplanungen, die sich auf einen eigenen Neubau beziehen.
Bei Umzugsplänen ist der Prozess in der Regel aufgegliedert in die Erstellung eines Anforderungsprofils und die Gewichtung dieser Anforderungen an die neue Immobilie, dann der Abgleich dieses Profils mit den Angeboten auf dem Markt, so dass nur noch Objekte dem Mieter vorgestellt werden, die wirklich seinem Profil entsprechen. Nach der Vorstellung eines ersten Steckbriefs entscheidet der Mieter, welche Immobilien besichtigt werden sollen. Bei der Besichtigung wird dann das Anforderungsprofil noch einmal genauer geprüft und der Mieter soll vor allem seine persönlichen Einschätzungen, wie Umgebung, Repräsentativität etc. festhalten, während der Mietervertreter sich um die technischen Details kümmert. Die Ergebnisse aus der Besichtigung und weiteren Eckdaten der Immobilien werden in einer Auswertung zusammengefasst und zeigen dem Mieter, welches Gebäude zu welchem Grad seine Kriterien erfüllt (inkl. Gewichtung). Durch Beplanung aller noch in Frage kommenden Immobilien, wird außerdem geklärt, wie hoch die Flächeneffizienz der Büroflächen ist und wie hoch somit die Kosten pro Arbeitsplatz tatsächlich sind, um eine Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten herstellen zu können. Auch 10-Jahres-Rechnungen inkl. Berücksichtigung von Incentives, Umzugskosten etc. werden dem Mieter aufgezeigt. Es entsteht so eine revisionssichere und langfristig tragbare Entscheidung, die gerade durch die Internationalisierung vieler Unternehmen immer wichtiger wird. Abschließend kann der Tenant Rep dann noch mit bei den Mietvertragsverhandlungen auf Details achten und ggf. den Umzugsprozess begleiten.
In Deutschland gibt es nur wenige Firmen, die sich als reine Tenant Representation-Spezialisten bezeichnen. Neben einigen Büroplanern bieten fast alle großen Maklerhäuser mit eigene Tenant Rep-Teams diese Dienstleistung an (ein Artikel in der Welt berichtete darüber). Die kleineren und mittleren Immobilienmakler arbeiten in der Regel mit festen Partnern zusammen, wie zum Beispiel Angermann mit der vonhaveprojekt gmbh aus Hamburg.