Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der Energiesparverordnung allen Eigentümern von Immobilien vor, potenziellen Mietern spätestens bei der Besichtigung der Räume unaufgefordert einen Energieausweis vorzulegen. Diese Regelung betrifft jedoch nur neu gebaute, energetisch sanierte, wieder neu vermietete oder zum Verkauf stehende Büros.
- Gebäude, die unter Denkmalschutz stehen, sind ebenso von der Energieausweis-Pflicht ausgenommen wie Gebäude mit kleinen Nutzflächen unter 50 Quadratmetern.
Gewerbeflächen, zu denen auch Büros zählen, benötigen einen speziellen Verbrauchsnachweis: den sogenannten „Energieausweis für Nichtwohngebäude“. Der Energieausweis legt den Heizverbrauch der vergangenen drei Jahre offen und ordnet diesen einer von neun Energieeffizienzklassen zu. Die Klassen reichen von A+ für einen sehr niedrigen Energiebedarf bis hin zu H für einen sehr hohen Energiebedarf. Daneben zeigt der Ausweis anhand einer farbigen Skala, wo der Verbrauch einzuordnen ist. Der grüne Bereich umfasst sparsamen Gebäude, der gelbe Bereich die Büros mit moderaten Energieverbräuchen und der rote Bereich energieintensive Gebäude.
In öffentlichen Gebäuden mit über 1.000 Quadratmetern Nutzfläche oder mit Publikumsverkehr muss der Energieausweis gut sichtbar ausgehängt werden