Büroumzug – geschickter Start für Change Management Prozesse

Unter einem Change Management Prozess versteht man tiefgreifende Veränderungsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Diese Veränderungen können die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter betreffen, neue Tätigkeitsfelder eröffnen und alte stilllegen, eine strategische Neuausrichtung anstoßen oder auch moderne technische Systeme einführen. Ziel der Veränderungsmaßnahme ist es in jedem Fall, Arbeitsprozesse zu verbessern und die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens am Markt zu sichern.

Der Umzug in neue Räumlichkeiten erleichtert die Umstrukturierungsmaßnahmen eines Unternehmens. Verändert sich die Umgebung, fällt es den Mitarbeitern oftmals leichter, sich auf die neuen Anforderungen einzulassen und die firmeninternen Veränderungen zu akzeptieren.

• Veränderungen lösen bei vielen Menschen Unsicherheit und Angst aus. Damit die Mitarbeiter einen Change Management Prozess mittragen, sollten diese über die bevorstehenden Umstrukturierungen gut informiert werden und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten aufgezeigt bekommen. Auf diese Weise wandeln sich Ängste oftmals in Motivation und Tatendrang um. 

Der Auszug aus der gewohnten Umgebung und der Einzug in neue Räumlichkeiten verdeutlicht Mitarbeitern den laufenden Wandlungsprozess des Unternehmens – er wird für sie auf diese Weise quasi greifbar. Häufig ist dann die Bereitschaft größer, die noch ungewohnten Strukturen anzunehmen. Gleichzeitig ermöglicht der Büroumzug eine Reihe von Innovationen, die im alten Büro nur mit erheblichem finanziellem Mehraufwand umgesetzt werden können. Zu den Umstrukturierungen, die sich bei einem Büroumzug besonders einfach umsetzen lassen, zählen:

• neues Raumkonzept: Das Großraumbüro hat sich in der Vergangenheit nicht als beste Lösung erwiesen? Die Suche nach einem neuen Büro bietet die Chance, das Raumkonzept anhand der Suchkriterien zu verändern. So können neue Gestaltungswünsche – beispielsweise eine Kombination aus Zellenbüros und kleinere Lounges für Gespräche, anstatt des Großraumbüros – einfach als Kriterium bei der Immobiliensuche vorgegeben werden.  
• neue technische Infrastruktur: Wie effizient ein Unternehmen arbeitet, hängt nicht zuletzt von der bereitstehenden Technik ab. Beim Umzug in neue Büroräume können moderne technische Strukturen bereits im Vorfeld gelegt werden – die Baumaßnahmen stören dann nicht die laufenden Arbeitsprozesse. Auch zusätzliche Räume für digitale Großgeräte wie Server lassen sich so problemlos bei der Suche nach einem neuen Büro einplanen. 
• verbesserte Ergonomie: Um die Gesundheit von Arbeitnehmern zu schützen, schreibt der Gesetzgeber eine Reihe von Richtlinien vor, die Büros erfüllen müssen. Schöpfen die alten Büroräume nur einen Teil der Möglichkeiten aus, um ergonomisches Arbeiten zu ermöglichen, können Sie beim Umzug in ein neues Büro die Räume nach den aktuellen wissenschaftlichen Erkenntnisse zur Ergonomie am Arbeitsplatz gestalten. 

Welche Anforderungen die neuen Arbeitsräume konkret erfüllen müssen, hängt von den Arbeitsstrukturen ab, die der Change Management Prozess anstrebt. Um die Produktivität anzukurbeln und gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre in den Räumen zu schaffen, gilt es im Vorfeld einige Fragen zu klären.

Zu den wichtigsten Suchkriterien, um ein passendes Büro auf dem Immobilienmarkt zu finden, zählen:

• Wie soll das Raumkonzept aussehen? Wie viele Räume benötigen Sie für Arbeiten, Erholung, große Meetings und kleinere Besprechungen?
• Welche Lage solle das neue Büro haben? Eher die repräsentative Innenstadtlage oder ist beispielsweise eine gute Anbindung an Autobahnen sinnvoller, um die Unternehmensziele zu erreichen?
• Welche technischen Voraussetzungen sollen die Räume erfüllen? Bieten die Räume die Möglichkeit, neueste smarte Technik zu integrieren oder müssen Sie dafür noch ordentlich Geld in die Hand nehmen?

Wenn die Führungsriege eines Unternehmens den Büroumzug im Rahmen eines Change Management Prozesses gründlich plant, kann der Ortswechsel die Veränderungsprozesse immens beschleunigen – das spart wertvolle Zeit und kurbelt die Effizienz der Mitarbeiter nachhaltig an.