Auf der Suche nach einem neuen Büro: Wie Sie Anforderungen richtig definieren

Eine grundlegende Voraussetzung für einen reibungslos funktionierenden Work-Flow ist die Raumgröße der Büros. Diese richtet sich nach dem Bürotyp, nach dem Sie suchen. Für ein Großraumbüro benötigen Sie logischerweise einen sehr großen Raum, dessen Lichtverhältnisse und Akustikvoraussetzungen zu einem Großraumbüro passen; planen Sie hingegen Zellenbüros oder Gruppenbüros, sollte die Bürofläche über mehrere kleinere Räume verfügen oder die Möglichkeit bieten, Zwischenwände einzuziehen. Doch welche Größe sollten die Räume mindestens aufweisen?

Bei der Berechnung der Grundflächenzahl gibt der Gesetzgeber in der Arbeitsstättenverordnung eine Mindestanforderung für jeden Arbeitsplatz vor: So muss in Zellenbüros mit ein bis drei Personen für einen Arbeitsplatz mindestens acht Quadratmeter Platz bieten, für jeden weiteren Arbeitsplatz mindestens sechs Quadratmeter Platz zusätzlich. In einem Großraumbüro ab 400 Quadratmeter Gesamtfläche sieht das Gesetz zur Arbeitssicherheit 12 Quadratmeter als Untergrenze vor. 

Neben der Raumgröße sollten Sie die Deckenhöhe der Räume berücksichtigen. Diese muss mindestens 2,50 Meter hoch sein, damit die Luft gut zirkulieren kann. Niedrigere Decken bremsen die Zirkulation, der Sauerstoffgehalt sinkt und die Konzentration am Arbeitsplatz fällt deutlich schwerer.

• Überlegen Sie sich am besten bereits vor Sichtung der Immobilienangebote, wie viele Räume Sie für Ihr neues Büro benötigen. Neben der gesetzlich vorgeschriebenen Toilette und einem Ruheraum (diese muss nur bei größeren Firmen vorhanden sein) nehmen auch Server, Archive, Meeting- oder Lagerräume viel Platz ein.

Ein perfekt geschnittenes Büro entpuppt sich schnell als Fehlgriff, wenn die Mietkosten das Budget des Unternehmens sprengen. Neben der Miete fallen hierbei regelmäßig Bewirtschaftungskosten an. Die sogenannte zweite Miete (Betriebskosten) variieren sehr stark und hängen von der Immobilie ab. Sie sollten daher nicht nur auf die Miete pro Quadratmeter schauen, denn die ist bei Gewerbeimmobilien fast immer netto kalt ausgewiesen, sondern auch auf die Nebenkosten pro Quadratmeter schauen. Zu den klassischen Nebenkosten eines Bürobetriebs zählen:

• Kommunikation (Telefon, Internet)
• Strom
• Wasser
• Heizung
• Reinigung
• Gewerbesteuer
• Bewachung
• Versicherung
• Verwaltung

Um das Büroangebot einzugrenzen, berechnen Sie am besten anhand eines realistischen Finanzplans, wie viel Geld Ihnen monatlich für Miete und Nebenkosten zur Verfügung steht. Wenn Sie mit einem Immobilienmakler zusammenarbeiten, kann dieser hier behilflich sein.

Angebot und Nachfrage regeln den Immobilienmarkt. Je begehrter die Lage einer Immobilie, desto höher steigt der Mietpreis. Hier bietet sich jedoch auch ein riesiges Einsparungspotenzial. Wenn Ihr Unternehmen nicht unbedingt eine repräsentative Innenstadtlage benötigt, sondern im Randbereich der Stadt oder gar in ländlichen Gefilden genauso gut wirtschaften kann, zahlen Sie in den entsprechenden Immobilien deutlich weniger Miete. 

• Anders als bei privaten Immobilien, bei denen die Kaution (Mietsicherheit) in der Regel drei Kaltmieten ausmacht, ist die Höhe der Kaution bei Gewerbeflächen nicht einheitlich geregelt. Mieter und Vermieter handeln diese vor Vertragsabschluss frei aus.

Der Standort beeinflusst jedoch nicht nur das Image der Firma, auch die Verkehrsanbindungen sind in gefragter Lage besser als in einem Standort außerhalb. Wenn für Sie eine Toplage oder ein Szene-Viertel nicht in Frage kommt, halten Sie am besten Ausschau nach einer gut gelegenen Alternative mit Bus- und Bahnanbindung. Ausreichend Parkmöglichkeiten, Cafés, ein Supermarkt und ein Imbiss sollten in der Nähe sein.

Nicht immer lassen sich alle Anforderungen exakt umsetzen. Um trotzdem zum Ziel zu kommen und ein passendes Büro zu finden, lohnt es sich daher, bei der Definition der Anforderungen klare Prioritäten zu setzen. So fällt Ihnen die Suche deutlich leichter und Sie können in vergleichsweise kurzer Zeit den neuen Mietvertrag unterschreiben.