Auf der Suche nach einem neuen Büro: Wie Sie Anforderungen richtig definieren

Eine grundlegende Voraussetzung für einen reibungslos funktionierenden Work-Flow ist die Raumgröße der Büros. Diese richtet sich nach dem Bürotyp, nach dem Sie suchen. Für ein Großraumbüro benötigen Sie logischerweise einen sehr großen Raum; planen Sie hingegen Zellenbüros oder Gruppenbüros, sollte das Objekt über mehrere kleinere Räume verfügen oder die Möglichkeit bieten, Zwischenwände einzuziehen. Doch welche Größe sollten die Räume mindestens aufweisen?

Bei der Berechnung der Grundflächenzahl gibt der Gesetzgeber in der Arbeitsstättenverordnung eine Mindestanforderung für jeden Arbeitsplatz vor: So muss in Zellenbüros mit ein bis drei Personen für einen Arbeitsplatz mindestens acht Quadratmeter Platz bieten, für jeden weiteren Arbeitsplatz mindestens sechs Quadratmeter Platz zusätzlich. In einem Großraumbüro ab 400 Quadratmeter Gesamtfläche sieht das Gesetz zur Arbeitssicherheit 12 Quadratmeter als Untergrenze vor.

Neben der Raumgröße sollten Sie auch die Deckenhöhe der Räume berücksichtigen. Diese muss mindestens 2,50 Meter hoch sein, damit die Luft gut zirkulieren kann. Niedrigere Decken bremsen die Zirkulation, der Sauerstoffgehalt sinkt und die Konzentration am Arbeitsplatz fällt deutlich schwerer.

• Überlegen Sie sich am besten bereits vor Sichtung der Immobilienangebote, wie viele Räume Sie für Ihr Büro benötigen. Neben der gesetzlich vorgeschriebenen Toilette und einem Ruheraum (diese muss nur bei größeren Firmen vorhanden sein) nehmen auch Server, Archive, Meeting- oder Lagerräume viel Platz ein.

Ein perfekt geschnittenes Büro entpuppt sich schnell als Fehlgriff, wenn die Mietkosten das Budget des Unternehmens sprengen. Neben der Miete fallen hierbei auch regelmäßig Bewirtschaftungskosten an. Zu den klassischen Nebenkosten eines Bürobetriebs zählen:

• Kommunikation (Telefon, Internet)
• Strom
• Wasser
• Heizung
• Reinigung
• Gewerbesteuer
• Bewachung
• Versicherung
• Verwaltung

Um das Büroangebot einzugrenzen, berechnen Sie am besten anhand eines realistischen Finanzplans, wie viel Geld Ihnen monatlich für Miete und Nebenkosten zur Verfügung steht.

Nicht immer lassen sich alle Anforderungen exakt umsetzen. Um trotzdem zum Ziel zu kommen und ein passendes Büro zu finden, lohnt es sich daher, bei der Definition der Anforderungen klare Prioritäten zu setzen. So fällt Ihnen die Suche deutlich leichter und Sie können in vergleichsweise kurzer Zeit den neuen Mietvertrag unterschreiben.