Agiles Arbeiten in kleinen Teams im Büro

12.07.2019

Agile Arbeitsplätze stärken flexible Prozesse in Unternehmen

„Agile Arbeitsplätze“ bilden eine tragende Säule in topmodernen Unternehmensstrukturen. Doch was versteckt sich hinter dem Begriff und welche Vor- und Nachteile bergen agile Arbeitsplätze im Büro?“

Kurze Entscheidungswege, umfassende Kommunikation, umbrechende Hierarchien – agile Arbeitsplätze werfen die gewohnten Arbeitsstrukturen um und errichten neue. Ziel der internen Umbaumaßnahmen: Ein flexibel arbeitendes Unternehmen mit flexiblen Prozessen zu gestalten, das in der Lage ist, nahezu in Echtzeit auf wechselnde Anforderungen zu reagieren, sich ständig weiter zu entwickelt und so am Markt dauerhaft Erfolge zu verzeichnen. Doch wie funktioniert das im Detail?

Agile Arbeitsplätze funktionieren nur als Team

Damit ein Unternehmen flexibler wird, muss es statt einer großen trägen Einheit mehrere kleinere Einheiten bilden – die Teams. Anders als noch vor einigen Jahren erhalten die Teams deutlich mehr Eigenverantwortung; Engagement und Know-How jedes einzelnen Mitglieds gewinnen dadurch an Bedeutung. Wichtige Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung des agilen Arbeitsmodells: transparente Unternehmensziele und ein reger Informationsaustausch.
Die Bedeutung der mittleren Arbeitsschicht wird durch die Agilen Arbeitsplätze stark aufgewertet. Im Gegenzug wandelt sich die Rolle des Managements in der zusehends abflachenden Unternehmenshierarchie. Die Aufgabe der Führungsriege besteht nun nicht mehr darin, die Arbeit der Teams durch Anleitung und Kontrolle zu beeinflussen, sondern die Mitarbeiter zu motivieren und bei Bedarf zu unterstützen. Diese Art der Hilfestellung von oben wird auch als „Servant Leadership“ – zu Deutsch „dienende Führung“ - bezeichnet.

Das Agile-Arbeitsplatz-Modell fördert nicht nur die Eigeninitiative, es dampft auch aufgeblähte Bürokratie auf ein Mindestmaß ein. Denn: Viele Verwaltungsaufgaben bremsen den Fortschritt eines Projekts aus.

Verschiedene Puzzleteile ergeben ein gutes Team im Büro

Jeder einzelne übernimmt mehr Verantwortung

Weniger Kontrollinstanzen bedingen ein größeres Vertrauen, das die Unternehmensführung in die Fähigkeiten jeden einzelnen Mitarbeiters setzt. Das motiviert, erhöht jedoch auch den Erfolgsdruck. Fehlt der Chef, der die Strategie final abnickt und Fortschritte einfordert, muss das Team auch für Fehler oder mangelnden Arbeitsergebnissen geradestehen.

Damit stellt das neue Arbeitsmodell auch die Human-Ressources-Abteilung vor neue Aufgaben. Die HR muss Bewerber nun stärker hinsichtlich ihrer Fähigkeiten, selbstverantwortlich zu arbeiten und im Team zu funktionieren, abklopfen. Immer mehr Unternehmen binden heute das Team an diesem Entscheidungsprozess für oder gegen einen neuen Kollegen ebenfalls mit ein.

Flexibel nutzbare Büros

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Voraussetzungen für agiles Arbeiten im Büro

Das Büro muss flexibel nutzbar sein und die interne Kommunikation unterstützen, um den Mitarbeitern ideale Voraussetzungen für agiles Arbeiten zu bieten.

Bei jedem Projekt fallen verschiedene To-Dos an. Einige werden im Team besprochen, andere in konzentrierter Einzelarbeit ausgearbeitet. Ein Büro sollte dafür geeignete Plätze bieten. Für einen agilen Arbeitsplatz sind daher sowohl abgegrenzte Bereiche notwendig, in der einzelne Mitarbeiter ungestört arbeiten können, aber auch Lounges. Sie bieten Raum für kleinere Gruppenmeetings in gemütlicher Atmosphäre.

Damit alle Teammitglieder jederzeit über denselben Wissensstand verfügen, bildet eine umfassende Kommunikation die Voraussetzung für agiles Arbeiten. Neben den Klassikern wie Flipcharts und Leinwänden für Präsentationen, sollte das moderne Office mit der Technik und Software für Projektmanagementsystemen wie „Scrum“ und „Kaban“ ausgerüstet und die Mitarbeiter in den Methoden geschult sein. Die Systeme unterstützen die Teams dabei, erreichbare Ziele zu setzen, Projekte sinnvoll zu organisieren und effizient zu bearbeiten.

Vorteile von agilem Arbeiten auf einem Blick

Agile Arbeitsplätze sind notwendig, um sich den rasant wandelnden Herausforderungen der Arbeitswelt immer wieder aufs Neue problemlos anzupassen. Die neuen Arbeitsstrukturen bergen eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählen:

mehr Eigenverantwortung stärkt die Motivation
kurze Entscheidungswege ermöglichen effizienteres Arbeiten
flexible und schnelle Anpassung an neue Herausforderungen
fortwährende Verbesserungen der Arbeitsstruktur und des Unternehmensproduktes
größere Gestaltungsfreiheit für das Team
durch die wandelnde Rolle des Managements erhalten die Teams mehr Unterstützung anstatt Druck von oben

Nachteile von agilem Arbeiten auf einem Blick

Neben der Palette an Vorteilen bringen agile Arbeitsplätze allerdings auch einige Nachteile mit sich:

mehr Erfolgsdruck für den einzelnen durch die Übertragung von mehr Verantwortung
Führungskräfte müssen sich in ihre neue Rolle erst hineinfinden
das Bereitstellen agiler Arbeitsplätze benötigt Zeit; es müssen erst notwendige Voraussetzungen im Unternehmen entwickelt werden
während der Umwandlung von den konventionellen Strukturen zu agilen Strukturen müssen die Mitarbeiter intensiv informiert und geschult werden, um den Wandel mitzutragen. Dennoch fühlen sich in der Regel nicht alle Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsbedingungen wohl.