Meetings: Mit diesen Verhaltensregeln legen Sie einen professionellen Auftritt hin

Die Kollegin aus der Sales-Abteilung checkt während des Meetings laufend ihre Mails, der Azubi erscheint unvorbereitet, aber dafür mit schlechter Laune und der Chef legt einen wilden Ritt durch die Agenda hin. Das sind wenig optimale Voraussetzungen für ein gelungenes, effektives Meeting. Wer an einem solchen teilnimmt, sollte zumindest das Kleine 1x1 der Meeting-Etikette beherrschen.

1. Pünktlichkeit: Alle starten gemeinsam in das Meeting 

Natürlich kann ein wichtiges Kundengespräch sich einmal unvorhergesehen in die Länge ziehen oder die S-Bahn verspätet am Zielort eintreffen. Generell gilt jedoch für Meetings: Wenn alle Teilnehmer pünktlich sind, kann die Besprechung am effizientesten durchgezogen werden. Das hat nicht nur den Vorteil, dass alle Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt der Besprechung über denselben Wissenstand verfügen, mit einem pünktlichen Erscheinen verhalten Sie sich Ihren Kollegen gegenüber auch respektvoll. Ideal ist es, wenn Sie sogar einige Minuten früher im Meetingraum sitzen, um sich in Ruhe vorzubereiten und fokussiert in das Gespräch zu starten. Sollten Sie es hingegen einmal nicht pünktlich schaffen, informieren Sie am besten so frühzeitig wie möglich die anderen Teilnehmer über ihr verspätetes Eintreffen.

2. Sorgfältige Vorbereitung auf das Thema

Sie sitzen zwar pünktlich am Platz im Meetingraum, wissen aber nicht wirklich, um welches Thema es sich bei der angesetzten Besprechung dreht? Schlecht vorbereitete Kollegen sind in der Regel kein Gewinn für die Entwicklung eines Projektes. Wenn Sie thematisch auch noch von den Kollegen abgeholt werden müssen, bremsen Sie diese sogar. Zum Meeting-Knigge zählt daher auch eine gründliche Vorbereitung auf das Projekt, das im Meeting vorangetrieben werden soll. Planen Sie daher vor dem Meeting ausreichend Zeit ein, um sich mit der Agenda vertraut zu machen und die geplanten Themen durchzugehen. Ein paar Stichpunkte über offene Fragen oder Ideen helfen Ihnen dabei, sich im Meeting souverän einbringen zu können und einen eigenen, stabilen Standpunkt zu entwickeln.

3. Beiträgen geduldig zuhören

Bei einem Meeting möchten alle Teilnehmer ihre Ideen, ihr Wissen und ihre Vorstellungen einbringen. Zu einem guten Umgangston zählt deshalb auch das aufmerksame Zuhören. Am Smartphone zu tippen, sich mit dem Kollegen, um das letzte Stück Kuchen zu streiten oder desinteressiert aus dem Fenster zu starren gelten daher ebenso als No-Go wie das Unterbrechen eines Beitrags. Besser: Schauen Sie Ihren Kollegen an, der gerade spricht, nicken Sie vielleicht an passenden Stellen oder unterstützen Sie gerade die Kollegen mit einem aufmunternden Lächeln, denen es nicht so leicht fällt, vor anderen zu sprechen.

4. Kommunikation: Klare und präzise Formulierungen wirken souverän

Es wird schwierig, die Benimmregel des respektvollen Zuhörens einzuhalten, wenn ein Teilnehmer des Meetings in Plauderstimmung gerät. Das sprengt nicht nur den zeitlichen Rahmen der Zusammenkunft, es zerrt auch an den Nerven der übrigen Teilnehmer. Deswegen lautet eine goldene Meetingregel: Bleiben Sie während Ihres Beitrags beim Thema, formulieren Sie Ihre Sätze klar und prägnant und folgen Sie dabei einem roten Faden. Wenn Sie dabei auch noch ruhig, aber bestimmt sprechen, wirken Sie auf die anderen Teilnehmer souverän, kompetent und selbstsicher.

5. Körpersprache – mehr als nur Worte

Neben dem gesprochenen Wort verständigen wir uns auch über Körpersprache. Doch diese läuft häufig unterbewusst ab. Umso wichtiger ist es, bei einem Meeting einmal darauf zu achten, was Haltung, Hände und Mimik dem Gegenüber eigentlich signalisieren. Mit einer aufrechten Sitzhaltung, entspannten Schultern und einem freundlichen Gesichtsausdruck nehmen die übrigen Gesprächsteilnehmer Sie als offen, sympathisch und selbstbewusst wahr. Verschränkte Arme, nervös trommelnde Finger und zusammengekniffene Augen können hingegen den gegenteiligen Eindruck erwecken. 
 

6. Konstruktive Kritik üben

Meinungsverschiedenheiten sind wertvoll, schließlich decken sie oftmals eine Schwachstelle eines Projektes auf. Kritik ist jedoch auch eine Art der Zurückweisung und kann – insbesondere bei sensiblen Personen – verletzend wirken. Wenn Sie eine andere Meinung haben oder einen Verbesserungsvorschlag einbringen möchten, sollten Sie das auf respektvolle, wenig emotionale und konstruktive Weise tun. An Ihre Kritik hängen Sie bestenfalls auch einen Lösungsvorschlag an. Wenn Sie die guten Punkte des kritisierten Beitrags auch noch erwähnen und diesen mit Ihrer sanften Kritik weiterentwickeln, wirkt sich Ihr professionelles Verhalten positiv auf die Arbeitsatmosphäre aus und Sie stellen niemanden bloß.

7. Kleidung: Unternehmenskultur gibt den Ton an

Über die Kleidung drücken viele von uns ihre Persönlichkeit aus. Doch bei einem Unternehmensmeeting geht der Dresscode der Branche vor. Während in konservativen Branchen wie der Finanzwelt ein Anzug oder Kostüm die Regel ist, kann in kreativeren Berufen der Dresscode lockerer sein. Dennoch sollte die Kleidung immer gepflegt und dem Anlass entsprechend gewählt sein. Im Zweifel gilt: Lieber etwas formeller als zu leger. 

Ein professionelles Verhalten in Meetings ist nicht nur eine Frage des persönlichen Stils, es trägt auch zum Erfolg eines Unternehmens bei. Mit Pünktlichkeit, guter Vorbereitung, klarer Kommunikation und respektvollem Verhalten sind Sie ein wertvoller Teil des Teams und ein wichtiger Motor, um ein Projekt in kurzer Zeit voranzutreiben.